ترفندهای برتر نرم افزار Word

 در حال حاضر استفاده کامل از این نرم افزار سخت است و به راحتی نمی توان از تمام دستورات آن استفاده کرد. بنابراین مجبور هستید خیلی کنکاش کنید. در اینجا 10 راه برای کاهش زمان و اتوماتیک کردن کار و رفع کردن مشکلات پردازش در Word 97، 2000 و 2002 ارایه می گردد:
▪ زود به زود و همیشه مطالبتان را ذخیره کنید
شما میانه تان با ذخیره کردن پشت سرهم خوب است؟ اگر جواب خیر است، هنگامی که بدانید که Word بصورت اتوماتیک اطلاعات شما را ذخیره می کند و زمانیکه مشغول کار بر روی متن تان هستید این کار را انجام می دهد، خوشحال خواهید شد. البته تعین زمان برعهده شماست. برای تنظیم به سمت Tools، Option بروید سپس گزینه Save را فعال کنید. مطمین باشید که Save Auto recover into every فعال باشد.

در مقابل فیلد minutes مقداری عددی زمان مورد نظر را بر حسب دقیقه وارد کنید. (همچنین می توانید با کلیدهای arrow up/down مقداری عددی مورد نظر را وارد کنید). من مجبور بودم هر بار بعد از هر جمله که تایپ می کردم Save را فشار دهم و عمل ذخیره را انجام دهم یا از Ctrl-S استفاده کنم (تا زمانیکه احتیاج نداشتم به این قسمت مراجعه نکرده بودم) اما جالب است بدانید که Auto Recover همیشه حلال مشکلات من بوده است.
ترفند
اگر شما چند تا مطلب را همزمان در Word فعال نموده اید و می خواهید همزمان آنها را ذخیره کنید کافیست تا دکمه Shift را نگهدارید و سپس پنجره File را باز کنید. دستور Save به Save All تغییر پیدا می کند و در یک لحظه تمام مطالبی که فعال هستند ذخیره می شوند.
▪ یک راه دیگر
شما معمولا احتیاج ندارید تا فضاهایی را که بصورت عمودی در متن Word وجود دارد را انتخاب کنید ولی اگر مجبور باشید این عمل را انجام دهید و چگونگی آنرا ندانید قطعا دچار مشکل می شوید. اگر مجبور باشید از یک سند خیلی حجیم که شامل صفحات زیاد و دارای کاراکترهایی در ابتدای هر خط است استفاده کنید منظور من را درک خواهید کرد. می توانید کاراکترهایی را که نمی خواهید، خودتان خط به خط Delete کنید.

اما یک راه خیلی سریعتر وجود دارد: کلید Alt را هنگامیکه در انتهای سمت چپ در بالاترین ستون و ابتدای خط اول قرار دارد فشار دهید و تا آنجایی که می خواهید نشانه بگذارید. با یک بار انجام دادن این عمل شما می توانید آن محل هایی را که مشخص کرده اید با فشار دادن کلید Delete از بین ببرید.
▪ قالب بندی سریع
هنگامیکه شما یک کلمه تنها مانند Say را که می خواهید بصورت Bold، Italic، یا Underline وارد کنید لزومی ندارد که تمام کلمه را انتخاب کنید و سپس Ctrl-B، Ctrl-I یا قالبهای دیگر را اعمال کنید. کافیست که Cursor را در هر کجای کلمه قرار دهید و قالبی را که مدنظرتان است انجام دهید. این عمل شما را از زحمت استفاده کردن از ماوس یا double click و یا نگهداشتن کلید Shift زمانیکه از arrowkey استفاده می کنید برحذر می دارد. این امکان راحتی است که Word در نظر گرفته است. اگر در اجرای این مورد مشکلی دارید به قسمت Tools Option بروید و سپس پنجره Edit را فعال کنید و در پایان گزینه When Selecting, automatically select Word را فعال کنید.
▪ نکته ای درباره حروف بزرگ و کوچک
بعضی از افراد مایل هستند از حروف بزرگ و یا کوچک استفاده کنند مانند cREATIVELY. بعضی افراد، دوست دارند به کلماتی که فکر می کنند خیلی مهم است توجه کنند، و برخی دیگر نیز دوست دارند ساکت باشند. اما اگر این گاهی اوقات اتفاق می افتد، کار پرزحمتی نیست که متن مورد نظر را خودتان به راحتی تغیر دهید. اما اگر در یک متن خیلی زیاد این وضعیت تکرار شود، در این لحظه است که با کمک Word می توانید تغییرات را اعمال کنید. برای تغییر دادن کلمه شما می توانید Cursor را در محل مورد نظر کلمه یا جمله قرار دهید و سپس گزینه های Format و Change Case را انتخاب کنید. در این صورت به شما اجازه داده می شود تا به حروف بزرگ یا کوچک یا بصورت تیتر رشته مورد نظر را تبدیل کنید. از این راحت تر امکان پذیر نیست. اما اگر زمانی مطالب شما بصورت اشتباه اجرا شد لزومی ندارد خودتان را با پنجره ها و فهرستها درگیر کنید. کافیست متن تان را انتخاب کنید و سپس Shift-F3 را فشار دهید تا وضعیتی که مدنظرتان است اعمال شود. این کلید تمام حالتهای حروف بزرگ، کوچک و یا بصورت تیتر را در بر می گیرد و این یک معجزه کوچک است.
▪ جدول زیبایی طراحی کنید
جدول Word در حالت کلی شامل مجموعه ای از جعبه هاست که مطالب در داخل آنها قرار دارد. عملا بله ذاتا نه. خوشبختانه با دستور Table Autoformat یک قدم برای کمک به شما برداشته است تا جداول بسیار زیبا و شکیل ایجاد کنید که براحتی بر روی آنها اعمال انجام شود. برای اینکه با نحوه کار آشنا شوید یک مطالبی را که دارای جدول می باشد اجرا کنید و یک جدول جدید ایجاد کنید. حالا در داخل جدول گزینه Table Table Autoformat را انتخاب کنید. Word پنجره Table Autoformat را نمایش خواهد داد که شامل یک فهرست بلند بالا از روشهای ساخت جدول می باشد.
شما می توانید از میان قالبهای متنوع که در یک فهرست قرار دارد با انتخاب کردن اسم آنها به عنوان مثال Table 3D effect 3 جدول مورد نظر را در صفحه نمایش مشاهده کنید. همانطور که ملاحظه می کنید همه چیز کاملا مشهود است و همه چیز درست و صحیح نوشته می شود. زمانیکه ساختار جدول مورد نظرتان را پیدا کردید کافیست تا اسم آنرا highlight کنید سپس گزینه Apply را اجرا کنید. بفرمایید جدول شما ساخته شده است.
▪ چه اتفاقی برای فایلها افتاده است؟
Word به راحتی به شما اجازه می دهد تا یک مطلب را فعال کنید و بازخوانی نمایید. فقط کافیست منوی File را باز کنید و از پایین منوی اصلی فایل مورد نظر را انتخاب کنید. در حالت کلی منوی File به شما اجازه دسترسی به چهار فایل را می دهد. من را یک آدم طعمکار به حساب بیاورید زیرا که این اصلا برای من کافی نیست. بدون هیچگونه توضیحی در مورد شخصیتم، به شما می گویم که من از فایلهای خیلی زیادی که در پرونده های مختلف وجود دارند بصورت هر روزه استفاده می کنم اما وقتی که تعداد آنها زیاد می شود آدم دچار سردرگمی می شود که کدام فایل در کدام پرونده قرار دارد. اجباری ندارید که فقط با آخرین 4 فایلی که کار کرده اید سروکار داشته باشید. شما می توانید این تعداد را بین 1 تا 9 تغییر دهید.
در اینجا توضیح خواهم داد چگونه این عمل را انجام دهید:
گزینه Tools Options را انتخاب کنید و سپس بخش General را انتخاب کنید. در سمت راست جمله Recently Used File List مقدار عددی تعداد فایلهایی را که دوست دارید در منوی فایل برای شما نمایش داده شود را وارد کنید. لازم به توضیح است که می توانید از کلیدهای اشاره گر برای کم یا زیاد کردن اعداد نیز استفاده کنید. سپس OK را فشار دهید. اگر مقدار عددی را کم کرده اید لازم است تا بیشتر از چهار فایل را اجرا کنید تا متوجه تغییر شوید. اگر هم بنابه دلایل امنیتی مایل نیستید تا فایلهایی را که استفاده می کنید در منوی فایل نمایش داده شوند، عدد مقابل جمله Recently Used File List را حذف کنید و سپس OK را فشار دهید.
به هر حال شما می توانید از منوی Start ویندوز برای فایلهایی که در هر قسمت ویندوز فعال کرده اید استفاه کنید. کافیست تا گزینه Start Documents را انتخاب و سپس فایل مورد نظر را از فهرست موجود انتخاب کنید.
▪ جایگزینی متن بصورت خودکار
Word شامل یک گزینه جدید به نام AutoText می باشد که اجازه می دهد تا زمانیکه شما اول کلمه ای را تایپ می کنید خودش تمام کلمه را بنویسد. هنگامیکه شما اول کلمه را تایپ می کنید Word بلافاصله آنرا می شناسد و Pop-up Box نمایان می شود، Enter را فشار دهید و Word عبارت را کامل می کند. این عمل بسیار سودمند است شما با AutoText علاوه بر اینکه در وقتتان صرفه جویی می کنید می توانید ورودی هایی را نیز خودتان تعریف بکنید. بطور واضح تر هنگامیکه شما مجبور هستید تا آدرستان، وضعیت تان و یا حتی آدرس وب سایتی را بطور مکرر در متنتان بکار ببرید، مجبور هستید تا هر بار آنرا تایپ کنید و یا به شیوه Copy و Paste از آن استفاده کنید. می توانید آنرا در AutoText ذخیره کنید و فقط با یک کلید مطالب مورد نظر را در متن تان قرار دهید. جالب تر اینکه Word حتی یک متن خیلی طولانی را نیز ذخیره می کند.
برای استفاده از این ویژگی، مطلب مورد نظرتان را در AutoText تایپ و از نظر نوع خط، اندازه فونت و غیره آنرا قالب بندی و سپس فعال کنید. گزینه Insert AutoText New را انتخاب کنید. لازم به توضیح است که در انتهای پاراگراف یک نشانگر وجود دارد، اگر آنرا مشاهده نمی کنید گزینه Tools Options View Paragraph marks را انتخاب کنید. زمانیکه متن تان را ایجاد کردید، در مقابل Please name your AutoText entry یک اسم برای آن در نظر بگیرید. مطمین باشید اسمی که انتخاب کرده اید حداقل 4 حرف باشد تا بعدا Word به راحتی آنرا بشناسد. سپس گزینه OK را فشار دهید تا اطلاعاتتان کامل شود.
برای استفاده از متنی که درست کردید در Autotext اسم انتخابی را وارد کنید. زمانیکه شما چند حرف از آن را تایپ کنید پنجره انتخاب ظاهر می شود. Enter یا F3 را فشار دهید تا متنی که در AutoText ذخیره کردید در مطالب تان قرار گیرد. (اسمی را که شروع به تایپ کردن کرده بودید ناپدید خواهد شد). اگر در حال تایپ کردن مطالبتان بودید و پنجره AutoText ظاهر شد و نخواستید از آن استفاده کنید به تایپ کردن ادامه دهید پنجره خود به خود محو خواهد شد. اگر زمانی شما نامی را که برای ظاهر شدن متن مورد نظرتان انتخاب کرده بودید فراموش کرده اید می توانید با انتخاب گزینه Insert AutoText در پنجره Autotext از فهرستی که نمایان می شود اسم مورد نظرتان را انتخاب کنید و به حافظه تان کمک کنید. سپس گزینه Insert را فشار دهید و بعد از آن OK را اعمال کنید.
▪ تصحیح مطالبتان در کمترین زمان
Autocorrect یک راه دیگر برای استفاده راحت تر از Microsoft Word می باشد. این شیوه برای صحیح کردن اشکالات تایپی بصورت اتوماتیک می باشد. اگر زمانی adn را که در اصل بصورت and باید باشد و یا teh را که the می باشد تایپ کردید بدین شیوه صحیح می شوند. Autocorrect همچنین بهترین راه برای نوشتن متن و صرفه جویی در زمان می باشد.
زمانیکه شما از Autocorrect بجای Autotext استفاده می کنید لزومی ندارد تا از Enter یا F3 استفاده کنید زیرا Word خودش بطور اتوماتیک کار تصحیح را انجام می دهد، به اضافه اینکه شما می توانید با دو حرف پروسه کاریتان را انجام دهید. بطور واضح تر، برای اینکه آدرس Email خودتان را هر زمان در Word می خواهید تایپ کنید می توانید با زدن zz این کار را به راحتی انجام دهید. گزینه Tools Autocorrect Options را انتخاب کنید تا پنجره Autocorrect ظاهر شود. (گزینه Tools Autocorrect بستگی به نسخه Word که استفاده می کنید دارد). سپس حرف ZZ را در محل تعیین شده وارد کنید و سپس آدرس Email خود را در فضای تعیین شده تایپ کنید. گزینه های Add، Ok را تایید کنید. حالا هر زمان شما ZZ را تایپ کنید و سپس Spacebar یا هر یک از حروف نشانه را تایپ کنید Word بطور اتوماتیک آدرس Email شما را به جای متن قرا می دهد.
ضعف این شیوه در این است که به هیچ وجه به شما اخطار نمی دهد و از شما اجازه نمی گیرد. (مانند کاری که در Autotext ملاحظه کردید) اگر Word متنی را که شما نمی خواهید جایگزین کرده فقط کافیست که گزینه undo را اجرا کنید و یا Undo Autocorrect Edit را اعمال کنید در اینصورت Word متن اولیه شما را باز می گرداند.
▪ حاشیه بندی متن
آیا شما برای آغاز یک مطلب از Spacebar و یا کلید Tab استفاده می کنید؟ خجالت آور است. Word دارای یک خط کش می باشد که به شما امکان این کار را می دهد. (اگر خط کش فعال نیست View و سپس Ruler را انتخاب کنید) در سمت چپ خط کش شما متوجه دو عدد مثلث که در بالای یک مربع قرار دارند می شوید. دو مثلث و یک مربع نشانه هایی هستند که توسط آنها یک پاراگراف مشخص می گردد. مثلث بالایی معرف اولین خط هر پاراگراف می باشد مثلث پایینی آخرین خط صفحه را بیان می کند و مربع اندازه خط اول و ورودی پاراگراف را نمایش می دهد. همچنین یک نشانگر در سمت راست خط کش وجود دارد.
حال یک امکان دیگر خط کش را به شما معرفی می کنم. در داخل یک پاراگراف قدیمی مراجعه کنید و یا یک پاراگراف جدید ایجاد کنید. و مثلث بالایی بر روی خط کش را نیم اینچ نیم اینچ به داخل متن ببرید. Word بصورت اتوماتیک خط اول را به اندازه نیم اینچ داخل پاراگراف می برد. زمانیکه شما در انتهای هر پاراگراف Enter را فشار می دهید Word بصورت خودکار پاراگراف بعدی را به اندازه نیم اینچ جلو می برد. منظور این است که شما می توانید یک مطلب در Word تایپ کنید و در خط اول با علامت گذاری به نیم اینچ بر روی خط کش 200 صفحه را تایپ کنید بدون اینکه نیاز به انجام دادن اینکار بطور دستی برای هر پاراگراف باشد.
▪ جایگزینی حروف
جایگزین کردن و پیدا کردن بعضی از حروف بدون شک و تردید یکی از امکاناتی است که Word در اختیار ما گذاشته است. نه تنها شما به سرعت و راحت می توانید هر مورد و کلمه ای را جایگزین کنید و تغییر دهید، همچنین می توانید نوع نوشتن، کاراکترهای ویژه و حتی فضاهای خالی را تغییر بدهید. برای اینکه پنجره ای که مربوط به جایگزین کردن و پیدا کردن می باشد سریع فعال شود و دستتان را از روی صفحه کلید برندارید ابتدا CTRL-M و سپس F5-Alt-P را فشار دهید.
استفاده از گزینه Find and Replace بسیار راحت تر از پیدا کردن لغت مورد نظر توسط خودتان و تغییر دادن آن است. بطور دقیق تر، بعضی از نویسنده ها که از ماشین تحریرهای قدیمی استفاده می کردند در هر بار استفاده از صفحه کلید هنگامیکه از Spacebar استفاده می کند آنرا دوبار فشار می دهند.

برای پیدا کردن و جایگزین کردن سریع تمام دو فاصله ای که در متن زده است و تبدیل آنها به یک فاصله فقط کافیست در مقابل جمله Find What دوبار Spacebar را فشار دهید و سپس در مقابل گزینه Replace With یک بار Spacebar را فشار دهید و سپس گزینه Replace All را تایید کنید.
آیا می خواهید کاراکترهای مخصوصی را مثل پاراگرافهایی را که نمی خواهید یا فاصله هایی که با Tab ایجاد شده است یا بطور اتوماتیک یک خط را فاصله بیاندازید؟ کافیست تا در پنجره find and Replace گزینه More را تایید کنید. سپس گزینه Special را و حروفی را که می خواهید جایگزین شود انتخاب کنید. اگر زمانی نخواستید کاراکتری جایگزین شود، گزینه Replace with را دوبار فشار دهید و سپس کلید Delete را اعمال کنید تا مطمین شوید که خالی است سپس گزینه Find Next را فعال کنید تا بصورت دستی جستجو کنید و یک به یک کاراکترها را جایگزین کنید و یا می توانید گزینه Replace All را انتخاب کنید تا تمام کاراکترها پاک شوند.